1. Основні організаційні заходи

1.1. Кількість підготовлених і внесених в установленому порядку проектів рішень, розпоряджень органів вищого рівня, із них прийнятих, та конкретні заходи щодо їх виконання. У 2014 році архівний відділ підготував проекти 2 розпоряджень, які було прийнято з метою усунення вимог Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи»

1.2. Здійснено заходи щодо виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України, наказів Держкомархіву України, розпо­ряджень державних адміністрацій, рішень рад. У 2014 році на виконання указів Президента України, наказів Держкомархіву України, розпоряджень та доручень Київської обласної, Переяслав-Хмельницької районної державних адміністрацій архівним відділом  проведено таку роботу:

на виконання норми статті 28 Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» про функціонування архівних відділів районних державних адміністрацій начальник архівного відділу протягом травня–жовтня 2014 р. добивалася повернення статусу архівного відділу. 24.10.2014 видано розпорядження голови Переяслав-Хмельницької РДА за № 437 «Про внесення змін до структури Переяслав-Хмельницької районної державної адміністрації», яким архівний сектор перейменовано в архівний відділ. Таким чином відмінено підпункт 4 пункту 4 розпорядження виконуючого обов`язки голови Переяслав-Хмельницької районної державної адміністрації від 25.04.2014 № 187 в частині перейменування архівного відділу в архівний сектор;

на виконання указу Президента України від 22.07.2014 № 608/2014 «Про відзначення 23-ї річниці незалежності України» підготовлено до експонування виставковий стенд  «Незалежність. Переяславщина. 23 роки тому»;

на виконання доручення Київської обласної державної адміністрації від 15.09.2014 № 225 до Дня партизанської слави, Дня українського козацтва, Дня створення УПА підготовлено виставковий стенд  «За Україну, за її долю, за честь і волю, за народ»;

на виконання указу Президента України від 29.10.2014 № 830/2014 «Про заходи у зв`язку з днем пам`яті жертв голодоморів» архівним відділом було розгорнуто виставку архівних документів: документальний стенд «Голодомор 1932–1933 років на Переяславщині» (стенд підготовлено архівним відділом у 2008 році) та 4 виставкові стенди, що підготовлені у 2008 році до 75-х роковин Голодомору Державним архівом Київської області та об`єднані назвою «Україна пам`ятає – світ визнає»

до дня особливої пам`яті – 30 листопада, побиття студентів «Беркутом» – та на виконання указу Президента України від 13.11.2014 № 872/2014 «Про День Гідності і Свободи» і віддання шани мужності людей, які постали на захист демократичних цінностей, прав і свобод людини і громадянина, національних інтересів України і її європейського вибору підготовлено до експонування виставковий стенд  «Розгін Майдану. Із 29 на 30 листопада. Як це було»;

1.3. Кількість підготовлених і поданих до місцевих органів вико­навчої влади і органів місцевого самоврядування доповідних записок, ін­формацій та ін., результати їх розгляду. До Переяслав-Хмельницької районної державної адміністрації подано 7 доповідних записок. Результат розгляду доповідної записки від 15.10.2014 позитивний – архівному сектору повернено статус архівного відділу.

1.4. Кількість проведених засідань дирекцій, колегій та перелік роз­глянутих питань. У 2014 році на апаратних нарадах у Переяслав-Хмельницькій районній держадміністрації заслуховувалися такі питання поточної діяльності архівного відділу: про роботу з виконання запитів громадян; про зміцнення матеріально-технічної бази архівного відділу.

1.5. Розроблено нормативно-правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, з них зареєстровано. Розроблено 2 нормативно-правових акти. Нормативно-правові акти, що підлягають державній реєстрації, у відділі не розроблялися.

1.6. Кількість здійснених комплексних, тематичних, контрольних пе­ревірок архівним відділом райдержадміністрації. У 2014 році проведено 5 тематичних перевірок і 5 контрольних перевірок установ – джерел формування НАФ

1.7. Проведено нарад, семінарів, конференцій, круглих столів, їхня тематика; взято участь у нарадах, що проводилися іншими установами. У 2014 році архівним відділом підготовлено і проведено 2 наради для відповідальних за ведення діловодства та збереженість архівних документів в установах – джерелах формування НАФ. Працівники відділу взяли участь у 2 нарадах, що проводилися в районній держадміністрації та районній раді.

1.8. Підготовлено оглядових і узагальнюючих документів.

У 2014 році архівним відділом підготовлено і подано до Державного архіву області 21 документ, зокрема:

інформація для довідника Архівні установи Київської області;

План–графік проведення комплексних перевірок установ – джерел комплектування на 2015 – 2019 роки;

План заходів щодо усунення недоліків у роботі архівного відділу;

узагальнена інформація про стан діловодства та архівної справи у сільських радах;

інформація щодо ведення діловодства та забезпечення збереженості документів у Переяслав-Хмельницькій районній раді;

План заходів архівного відділу щодо здійснення контролю за наявністю,

станом і рухом документів НАФ та таких, що підлягають включенню до нього, на 2015 – 2019 роки;

узагальнена інформація щодо проблемних питань архівного відділу Переяслав-Хмельницької районної державної адміністрації (інформація від 16.04.2014 № 01-07/7 на лист ДАКО № 01-30/297 від 15.04.2014, в інформації першим серед проблемних питань архівного відділу зазначено: забезпечення додатковою площею для зберігання документів);

узагальнена інформація щодо упорядкування документів в архівних підрозділах органів виконавчої влади;

узагальнена інформація щодо готовності приймання на постійне зберігання документів НАФ від органів виконавчої влади.

У 2014 році архівним відділом підготовлено

лист голови Переяслав-Хмельницької районної державної адміністрації (вих. № 06.01-16/2441 від 31.10.2014) до директора Державного архіву Київської області про заходи щодо забезпечення збереженості документів в архівних установах;

лист голови Переяслав-Хмельницької районної державної адміністрації (вих. № 06.01-16/3491 від 18.10.2013) до директора Державного архіву Київської області про заходи щодо посилення стану збереження документів, підвищення рівня пожежної безпеки в архівних відділах районних держадміністрацій, трудових архівах.

1.9. Здійснено заходи щодо розвитку мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ (їх загальна кількість). У Переяслав-Хмельницькому районі станом на 01.01.2015 створено і функціонує 1 трудовий архів при районній раді зі статусом юридичної особи та 5 трудових архівів при сільських радах (без статусу юрособи). Трудові архіви зберігають 9504 од.зб.

2. Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду

2.1. Проведення заходів щодо поліпшення умов зберігання доку­мен­тів, оптимального розміщення в архівосховищах, контролю за наяв­ністю та фізичним станом документів. У 2014 році в архівному відділі проведено ряд заходів щодо поліпшення умов зберігання документів.

Проведено ремонт документів з паперовою основою (227 арк.)

За Програмою здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду в Київській області на 2010-2014 роки перевірено 4717 од.зб. (15 фондів), проведено перевірку наявності і стану документів у двох установах списку № 1.

Зашифровано 304 справи постійного зберігання.

2.2. Відомості про кількість фондів і частин фондів, що надійшли до архіву у звітному році. У 2014 році до архівного відділу надійшли частини 4 фондів.  Станом на 01.01.2015 архівний відділ забезпечує державне зберігання 21165 од. зб.

2.3. Відомості про кількість виявлених документів історико-культур­ної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України. Робота не планувалася

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду

3.1. Назви найважливіших фондів, в яких проведено описання документів, удосконалення та перероблення описів, каталогізація. Проведено каталогізацію 31 од.зб. (ф 1, ф. 17), складено 315 тематичних карток.

3.2. Назви довідково-інформаційних видань, підготовка яких прово­дилася у звітному році; етапи роботи з підготовки видань у звітному році. За завданням Державного архіву Київської області (лист від 17.11.2014 № 01-30/973 «Про укладання путівника Архівні установи Київської області») складено узагальнені відомості про склад і зміст фондів архівного відділу Переяслав-Хмельницької районної державної адміністрації, бібліографію архівного відділу, історичну довідку архівного відділу.  

3.3. Впровадження в архіві автоматизованих інформаційно-пошуко­вих систем. Заходи на планувалися.

4. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

4.1. Кількість погоджених архівом положень про архівні підрозділи, діловодні служби, експертні комісії, інструкцій з діловодства. Кількість погоджених архівом номенклатур справ підприємств, установ і організацій-джерел комплектування архівів, окремо – кількість погоджених номенклатур справ інших підприємств, установ і організацій. Архівним відділом у 2014 році проведено 7 засідань експертної комісії.

На засіданнях ЕК схвалено:

описи управлінської документації постійного зберігання на 809 справ;

описи документів з кадрових питань (особового складу) на 153 справи.

27 номенклатур справ на 2015 рік (всього 3547 статей);

3 положення про експертні комісії;

4 положення про архівні підрозділи установ.

4.2. Кількість здійснених комплексних, тематичних та контрольних перевірок роботи з документами в установах, організаціях і підприємствах. У 2014 році проведено 5 тематичних перевірок і 5 контрольних перевірок в установах.

4.4. Проведення нарад, семінарів із працівниками діловодних служб і архівних підрозділів, їхня тематика. У 2014 році архівним відділом підготовлено і проведено 2 наради із відповідальними за ведення діловодства та збереженість архівних документів в установах – джерелах формування НАФ, тематика нарад «Упорядкування документів у сільських радах», «Порядок оформлення паспорта  архівного підрозділу установи».

5. Використання інформації документів НАФ.

5.1. Тематика інформаційних документів, виставок, радіо-телепере­дач, публікацій у пресі, плакатів, альбомів за документами архіву. У 2014 році архівний відділ підготував 5 виставок за документами архіву:

 «Афганістан як біль і як печаль» – до 25-річчя виведення радянських військ з Афганістану;

«22 травня – другий Шевченківський день» – до річниці перепоховання Тараса Шевченка;

«Незалежність. Переяславщина. 1991 рік» – до річниці Незалежності України;

«За Україну, за її долю, за честь і волю, за народ» – до Дня партизанської слави, Дня українського козацтва, Дня створення УПА;

«Розгін Майдану. Із 29 на 30 листопада. Як це було» – до дня особливої пам`яті – 30 листопада, побиття студентів «Беркутом».

 У березні 2014 року за публікацією інтернет-видання «Українська правда» «Загиблі герої Майдану» підготовлено 3 інформаційні стенди з фото та короткими відомостями про загиблих на Майдані під час Революції гідності.

З початку 2014 року в газеті «Вісник Переяславщини» опубліковано 4 статті за документами архіву, підготовлені начальником архівного відділу: «Переяславщина: дати і події. Рік 1958», «До складу Київської області наш район увійшов у 1932 році», «Який був адміністративно-територіальний устрій району в 1943 – 1991 роках» (стаття опублікована в двох частинах: устрій району з 1943 року до 1959 року та  з 1960 року до 1991 року). До кінця 2014 року буде опубліковано 1 статтю (про зміни в устрою району після 1991 року, стаття подана до редакції газети).

5.2. Тематика зустрічей із громадськістю, вечорів, лекцій, екскурсій; інших форм використання інформації документів НАФ, які були здійснені у звітному році. Заходи не проводилися

5.3. Найцікавіша тематика досліджень, які проводилися користу­вачами у читальному залі архіву; інформація про іноземних користувачів. У 2014 році над документи архіву працювали 20 дослідників, які обрали для вивчення такі теми:

«Література Переяславщини»;

«Еволюція наукових ідей формалізації агробіологічних систем в Україні»»

«Затоплені села Переяславщини, 1963 – 1975 роки»;

«Вплив Канівського водосховища на розміщення лісових масивів навколо м. Переяслав-Хмельницький у 60-х роках ХХ століття»;

«Історія заснування та діяльності Переяслав-Хмельницького хлібозаводу».

5.4. Кількість виданих од. зб., якими користувались у читальному залі. Користувачам видано 143 справи.

5.5. Назви збірників документів, над підготовкою яких працював архів; етапи виконаних робіт у звітному році. За завданням Державного архіву Київської області (лист від 17.11.2014 № 01-30/973 «Про укладання путівника Архівні установи Київської області») складено узагальнені відомості про склад і зміст фондів архівного відділу Переяслав-Хмельницької районної державної адміністрації, бібліографію архівного відділу, історичну довідку архівного відділу. 

5.6. Хід виконання роботи з розсекречування документів НАФ. Заходи не планувалися

5.7. Заходи, вжиті на виконання доручень Уряду, спрямованих на поліпшення організації роботи із зверненнями громадян у напрямку активізації роботи з соціального захисту, заходи, вжиті архівом для поліпшення роботи із зверненнями громадян (наявність баз даних, надання консультацій і роз’яснень з найбільш актуальних питань, що порушуються громадянами у зверненнях на сторінках ЗМІ, запровадження консультативних веб-сторінок «Звернення громадян» на офіційних веб-порталах, ведення інформаційно-пошукових систем обліку звернень громадян і контролю за вирішенням порушених у них питань).

Протягом 2014 року відділом виконано 470 запитів:

тематичних -  429;

запитів соціально-правового характеру – 41.

На особистому прийомі розглянуто 175 звернень громадян.

Основна тематика звернень:

рішення органів місцевого самоврядування, розпорядження РДА про передачу земельних ділянок громадянам у користування чи у власність – 44%;

підтвердження трудового стажу – 23%;

розпорядження РДА про затвердження документації на виготовлення державних актів на земельні частки (паї), садові ділянки –18%;

рішення органів місцевого самоврядування щодо дозволів на будівництво житлових будинків громадян, відкриття, переведення погосподських номерів, передачу житла у власність – 14%;

інше (про найменування, перейменування вулиць тощо) – 1 %.

Для поліпшення роботи зі зверненнями громадян відділ здійснює такі заходи: всі запити виконуються у встановлені терміни, переважно в строк від 3 до 7 днів; архівні довідки, архівні копії, архівні витяги, листи про відсутність запитуваної інформації видаються безпосередньо заявникам (тим, хто мешкає у Переяслав-Хмельницькому районі і м. Переяслав-Хмельницький), в інші райони області, населені пункти України та в інші країни відповіді надсилаються поштою. Особистий прийом громадян начальник архівного відділу проводить щотижня у вівторок і середу

5.8. Кількість запитів щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах або за вислугу років. Із загальної кількості запитів соціально-правового характеру (41 запит) запитів щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах або за вислугу років – 9.

5.9. Копії міжнародних договорів про співробітництво з архівними установами та іншими організаціями іноземних держав, укладені упродовж року. Робота не проводилася.

5.10. Виконання зобов’язань за діючими міжнародними договорами про співробітництво в галузі архівної справи. Робота не проводилася.

5.11. Службові відрядження за кордон, проведені міжнародні зустрічі, переговори та участь у міжнародних конференціях, семінарах та інших заходах, що здійснювалися у рамках міжнародного співробітництва упродовж року (поточного року/звітного періоду). Робота не проводилася.

5.12. Форми співробітництва зі ЗМІ, кількість опублікованих статей за документами архівів, прес-конференцій, інтерв’ю, опублікованих на сторінках періодичної преси, виступів по радіо та телебаченню. З початку 2014 року в газеті «Вісник Переяславщини» опубліковано 4 статті за документами архіву: «Переяславщина: дати і події. Рік 1958», «До складу Київської області наш район увійшов у 1932 році», «Який був адміністративно-територіальний устрій району в 1943 – 1991 роках» (стаття опублікована в двох частинах: устрій району з 1943 року до 1959 року та  з 1960 року до 1991 року). До кінця 2014 року буде опубліковано 1 статтю (про зміни в устрою району після 1991 року, стаття подана до редакції газети).

5.13. Кількість та тематичний перелік запитів, що виконуються на платній основі. Платні послуги у 2014 році архівом не надавалися

5.14. Тематика соціально-правових запитів, що переважала у поточному році, та прогноз щодо збільшення (зменшення) кількості звернень тієї чи іншої тематики у наступному році. У поточному році переважала така тематика соціально-правових запитів:

трудовий стаж (прийом на роботу,  звільнення з роботи, обрання на виборні посади в органах місцевого самоврядування);

направлення на навчання.

5.15. Кількість користувачів, що працювали у читальних залах за генеалогічною тематикою, відсоток негативних відповідей, наявність методичних розробок з виконання таких запитів; співпраця з генеалогічними товариствами, іншими організаціями.  Користувачів, які працюють за генеалогічною тематикою, в архіві не було.