Звіт

про роботу архівного відділу

Переяслав-Хмельницької районної держадміністрації за 2013 рік

1. Основні організаційні заходи

1.1. У 2013 році архівний відділ Переяслав-Хмельницької районної держадміністрації підготував проекти 2 розпоряджень, які були прийняті:

розпорядження голови Переяслав-Хмельницької районної держадміністрації від 08 квітня 2013 року № 57 «Про затвердження Положення про архівний відділ Переяслав-Хмельницької районної державної адміністрації Київської області»;

розпорядження голови Переяслав-Хмельницької районної держадміністрації від 28 жовтня 2013 року № 268 «Про затвердження Положення про архів Переяслав-Хмельницької районної державної адміністрації».

У 2013 році відповідно до Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців» та Положення про архівний відділ Переяслав-Хмельницької районної державної адміністрації Київської області здійснено реєстрацію архівного відділу  Переяслав-Хмельницької районної державної адміністрації.

1.2. У 2013 році архівним відділом підготовлено :

лист голови Переяслав-Хмельницької районної державної адміністрації (вих. 06-12/112  від 18.01.2013) до директора Державного архіву Київської області про створення та функціонування трудового архіву Переяслав-Хмельницького району

лист голови Переяслав-Хмельницької районної державної адміністрації (вих. № 06-12/2071 від 18.10.2013) до директора Державного архіву Київської області про статус структурних підрозділів адмінітсрації;

лист голови Переяслав-Хмельницької районної державної адміністрації (вих. № 06-10/2188 від 31.10.2013) до директора Державного архіву Київської області про заходи щодо забезпечення збереженості документів в архівних установах.

1.3. У 2013 році архівним відділом підготовлено і подано до Державного архіву області 17 інформацій, зокрема:

про документи НАФ, які протягом 2009 – 2013 років надавалися у користування поза архівним відділом;

про посилення протипожежного захисту;

з питань організації діловодства та забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду в Переяслав-Хмельницькій районній державній адміністрації;

з питань організації діловодства та забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду в органах місцевого самоврядування Переяслав-Хмельницького району;

про виконання Плану заходів щодо здійснення контролю за навністю, станом і рухом документів НАФ.

У 2013 році на ім`я голови Переяслав-Хмельницької районної держадміністрації подано три доповідні записки з питань, що стосуються діяльності архівного відділу, зміцнення матеріально-технічного забезпечення, функціонування архівного підрозділу районної держадміністрації.

1.4. У 2013 році на апаратних нарадах у Переяслав-Хмельницькій районній держадміністрації заслуховувалися такі питання поточної діяльності відділу:

про роботу із зверненнями громадян;

про виконання плану упорядкування документів постійного зберігання;

про зміцнення матеріально-технічної бази архівного відділу.

1.5. У зв`язку з набранням чинностіТипового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1227/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 р. за № 1026/23594  розроблено проект положення про експертну комісію сільської ради.

Відповідно до наказів Національного агентства України з питань державної служби від 16.05.2012 року № 92 «Про затвердження Порядку визначення спеціальних вимог до досвіду роботи, вимог до напряму підготовки (отриманої особою спеціальності) та інших вимог до рівня професійної компетентності осіб, які претендують на зайняття посад державної служби груп II, III, IV і V», від 20.07.2012 року № 148 «Про затвердження Методичних рекомендацій з розробки профілів професійної компетентності посад державної служби у державних органах, органах влади Автономної Республіки Крим або їх апараті» та відповідних розпоряджень голів обласної і районної державних адміністрацій, у зв`язку з прийняттям нового Положення про архівний відділ розроблено Профіль професійної компетентності посади начальника архівного відділу та профіль професійної компетентності посади головного спеціаліста архівного відділу.

1.6. Архівним відділом здійснено 20 тематичних перевірок в установах - джерелах комплектування архівного відділу: Жовтнева, Ковалинська, Гланишівська, Великокаратульська, Виповзька, Вовчківська, Горбанівська, Денисівська, Малокаратульська, Переяславська, Помоклівська, Світанківська, Дівичківська, Єрковецька, Мазінська, Полого-Яненківська, Сомководолинська, Строківська, Хоцьківська сільські ради, управління агропромислового розвитку  Переяслав-Хмельницької районної держадміністрації. У грудні поточного року буде проведено комплексну перевірку  районного трудового архіву.

У ході перевірок надана методична та практична допомога секретарям сільських рад з питань діловодства та архівної справи.

1.7. У 2013 році архівним відділом підготовлено і проведено 2 семінари для відповідальних за ведення діловодства та збереженість архівних документів установ – джерел формування НАФ з таких питань: «Діловодство та архівна справа у сільських радах», «Організація діловодства, архівної справи, проведення експертизи цінності документів в установах – джерелах формування Національного архівного фонду».

1.8. Начальник архівного відділу взяла участь у роботі:

05 березня 2013 року – розширеного засідання колегії Державного архіву Київської області 05 березня 2013 року (Про підсумки  роботи архівних установ Київської області за 2012 рік та їх завдання на 2013 рік);

30 квітня 2013 року – короткотермінового тематичного семінару «Формування, ведення та використання страхового фонду документації»;

12 вересня 2013 року – наради-семінару «Актуальні питання розвитку архівної справи у Київській області»

02 жовтня 2013 року – наради-семінару «Здійснення контролю за дотриманням вимог чинного законодавтсав з питань ведення діловодства та забезпечення збереженості документів в районних державних адміністраціях Київської області».

2. Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду.

2.1. У 2013 році в архівному відділі проведено ряд заходів щодо поліпшення умов зберігання документів. З метою надійної експлуатації системи теплопостачання, що проходить через архівосховище № 1, замінена труба на підводі до нагрівального елемента (батареї).

Підшито 575 справ постійного зберігання. (з них 338 справ постійного зберігання при упорядкуванні документів установ списку № 1, 85 справ постійного зберігання при проведенні експертизи цінності документів архівного відділу за 1952 – 2011 роки, прошито 152 справи в установах, де упорядкування пройде в наступному році. Закартоновано 444 справи. Проведено ремонт документів з паперовою основою по двох справах ф. 1 («Списки громадян району, які були насильно вивезені до Німеччини і повернулися на батьківщину, за 1941 – 1945 роки», т. 1 – 100 арк, , т. 3 – 137 арк., всього 237 арк.)

За Програмою здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду в Київській області на 2010-2014 роки перевірено 3525 од.зб. (10 фондів), проведено перевірку наявності і стану документів у двох установах списку № 1.

Зашифровано 444 справи постійного зберігання.

У ході надання практичної допомоги при проведенні експертизи цінності документів сільських рад  оформлено 338 титульних аркушів та 338 засвідчувальних написів.

Внесено 15 записів в книгу обліку надходжень документів на постійне зберігання. В книгу обліку вибуття документів внесено 2 записи про вибуття з відділу 2 фондів (ф.29 «Районний уповноважений Міністерства заготовок по Київській області» та ф.33 «Переяслав-Хмельницьке відділення «Головліктехпрому», які містили тільки документи з особового складу, передані до районного трудового архіву).  Складено Відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.2013 на 17  фондів та 17 карток фондів для централізованого державного обліку документів НАФ. Складено 45 карток фондів колишніх колективних сільськогосподарських підприємств. Всього у 2013 році складено 62 картки фондів для централізованого державного обліку документів НАФ.

У списку справ архівного відділу Переяслав-Хмельницької райдержадміністрації, що знаходяться в розшуку, який складався станом на 01.01.2013, значаться 87 справ. Станом на 01.01.2014 до списку додалося 2 справи, що не виявлені протягом 2013 року (всього 89 справ).

2.2.  У звітному році до архівного відділу надійшло 14 частин фондів та 1 новий фонд «Архівний відділ Переяслав-Хмельницької районної державної адміністрації Київської області».  Станом на 01.01.2014 архівний відділ забезпечує державне зберігання 20861 од. зб.

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду.

3.1. Протягом 2013 року архівний відділ провів описування документів відділу за 1952 – 2011 роки.

Проведено перероблення описів 3 фондів:

Ф.73  Андрушівська сільська рада депутатів трудящих;

Ф.74  Бабачиська сільська рада депутатів трудящих;

Ф.77  Воскресінська сільська рада депутатів трудящих.

Удосконалення опису фонду № 1 «Переяслав-Хмельницька районна рада Київської області» проведено поза планом у зв`язку з виявленням 2-х необлікованих справ під час визначення фонду належності документів.

Проведено каталогізацію 21 справи фонду № 1 «Переяслав-Хмельницька районна рада Київської області», складено 292 каталожні картки; 12 справ фонду «Переяслав-Хмельницька районна державна адміністрація», складено 65 каталожних карток на управлінську документацію. Всього складено 357 тематичних карток.

4. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

4.1. Архівним відділом у 2013 році проведено 5 засідань експертної комісії.

На засіданнях ЕК схвалено:

описи управлінської документації постійного зберігання на 1121 справу;

описи документів з кадрових питань (особового складу) на 411 од. зб.

25 номенклатур справ на 2014 рік;

5 інструкцій з діловодства;

1 положення про службу діловодства;

53 положення про експертні комісії;

5 положень про архівні підрозділи установ.

4.2. Протягом року здійснено 20 тематичних перевірок в установах - джерелах комплектування архівного відділу. У грудні поточного року буде проведено комплексну перевірку  районного трудового архіву.

4.3. У 2013 році архівним відділом підготовлено і проведено 2 семінари для відповідальних за ведення діловодства та збереженість архівних документів установ – джерел формування НАФ з таких питань: «Діловодство та архівна справа у сільських радах», «Організація діловодства, архівної справи, проведення експертизи цінності документів в установах – джерелах формування Національного архівного фонду». Начальник архівного відділу взяла участь та інформувала про нормативно-правові акти з архівної справи і діловодства на двох нарадах що проводилися Переяслав-Хмельницькою районною держадміністрацією.

Надано 55 консультацій з питань архівної справи і діловодства працівникам діловодних служб, відповідальним за роботу архівних підрозділів в установах, особам, відповідальним за збереження документів при ліквідації установ.

 5. Використання інформації документів Національного архівного фонду

 5.1. У 2013 роціархівний відділ Переяслав-Хмельницької районної держадміністрації підготував 2 виставки архівних документів такої тематики:

 «Історія району в архівних документах» - до 90-річчя утворення району. Експонувалася на центральній площі м. Переяслав-Хмельницький під час проведення урочистостей з нагоди  90-річчя з часу створення Переяслав-Хмельницького району;

«Голодомор 1932 – 1933 років». Експонувалася у Переяслав-Хмельницькій районній державній адміністрації та під час роботи круглого столу «Голодомор 1932 – 1933 років на Переяславщині: історія в контексті сучасного погляду» (круглий стіл відбувся 26 листопада 2013 року в Переяслав-Хмельницькому державному педагогічному університеті імені Григорія Сковороди).

Підготовлено 10 публікацій у газету «Вісник Переяславщини». Опубліковано розділи календаря дат і подій місцевого значення «Переяславщина: дати і події. Рік 1957», «Переяславщина: дати і події. Рік 1958». Під рубрикою «Свідчать архіви» надруковані такі інформації:  «Курей, індиків – на боротьбу з довгоносиком», «Хочеш авто – здавай понад план картоплю, цибулю  і молоко», «Даєш електрифікацію «Переяславської Ради» і «Ленінської «Искры», «У музичній школі організували курси баяністів», «У районі працювали 60 лікарів і 261 медсестра», «60-ті роки: до 600 учнів залишалися на другий рік», «Про фінансовий стан колгоспів у 60-х роках». В газеті вміщено публікацію під назвою «…і ще кращих успіхів у благородній творчій роботі», в якій розповідається про альбом фото- та архівних документів з естафети сільських клубів і бібліотек Переяслав-Хмельницького району 1958 року до 40-річчя ВЛКСМ.

5.2. У 2012 році начальник архівного відділу взяла участь у роботі круглого столу «Голодомор 1932 – 1933 років на Переяславщині: історія в контексті сучасного погляду», що відбувся  26 листопада 2013 року в Переяслав-Хмельницькому державному педагогічному університеті імені Григорія Сковороди.

5.3. З документами архіву працювали 10 дослідників. Для користування у читальному залі видано 175 справ. 

Тематика досліджень, що проводилася дослідниками в архівному відділі Переяслав-Хмельницької районної держадміністрації в 2013 році:

- «Внесок Михайла Сікорського у розвиток музейної справи України»;

- «Жителі Переяславщини, які нагороджені урядовими нагородами»;

- «Історія Переяславщини: 1954 – 1974 роки»;

- «Історичне минуле села Андруші, переселення»;

- «Історія села Підсінне»;

- «Історія села Козинці»;

- «Історія шкіл сіл Сомкова Долина і Козлів.

5.4. Протягом 2013 року відділом виконано 458 запитів:

- тематичних -  384;

- запитів соціально-правового характеру – 74.

На особистому прийомі розглянуто 185 звернень громадян.

 Основна тематика звернень:

- підтвердження трудового стажу – 38%;

- земельні питання – 38%;

- надання дозволу на будівництво, передача житла у власність – 18%;

- реорганізація сільськогосподарських підприємств – 2 %;

- інші – 4 %.

Для поліпшення роботи зі зверненнями громадян відділ здійснює такі заходи: всі запити виконуються у встановлені терміни, переважно в строк від 1 до 10 днів; архівні довідки, архівні копії, архівні витяги, листи про відсутність запитуваної інформації видаються безпосередньо заявникам (тим, хто мешкає у Переяслав-Хмельницькому районі і м. Переяслав-Хмельницький), в інші райони області, населені пункти України та в інші країни відповіді надсилаються поштою. Особистий прийом громадян начальником архівного відділу проводиться щотижня у вівторок і середу.

Начальник архівного відділу                           О.І.Розовик