рхівний відділ Переяслав-Хмельницької РДА Київської області

ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник відділу

18.11.2013

№

01-09/2

                                           О.І.Розовик

м. Переяслав-Хмельницький

19.11.2013

Інде­кси

Назви розділів і видів робіт

Од.

ви­мі­ру

Норми ви­робітку або часу

Заплановано/Виконано

Викона­вець

Пояс­нення

Рік

план/

факт

I кв.

план/

факт

ІІ кв.

план/

факт

ІІІ кв.

план/

факт

ІV кв.

план/

факт

Бю­джет робочо­го часу

план/

факт

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

1. Адміністративно-управлінська діяльність

1.1.3

Складання річного плану роботи архівного відділу на 2015 рік

план

3

1

-

-

-

1

3

Начальник відділу

1.2.3

Складання звіту про виконання річного плану роботи за 2014 рік

звіт

4

1

-

-

-

1

4

Начальник відділу

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

1.6.2

Підготовка засідань ЕК архівного відділу

засідання

2

8

2

4

2

2

8

Начальник відділу

1.6.2.1.

Оформлення протоколів засідань ЕК

документ

60

150

30

40

40

40

2,5

Головний спеціаліст

1.6.4

Оформлення протоколів засідань ЕК

протокол

2

7

2

4

4

4

14

Головний спеціаліст

1.11.4.4

Підвищення фахового рівня

-

6 днів на рік

4

1

1

1

1

4

Начальник відділу

1.11.4.4

Підвищення фахового рівня

-

6 днів на рік

2

0,5

0,5

0,5

0,5

2

Головний спеціаліст

1.12.

2.1

Опрацювання вхідної кореспонденції

документ

25

50

10

10

10

20

2

Начальник відділу

1.12.

2.2

Опрацювання вихідної кореспонденції

документ

40

40

10

10

10

10

1

Начальник відділу

2. Забезпечення збереженості документів

2.1.

10.2

Проставляння архівних шифрів на обкладинках справ/два відбитка на одній справі

справа

200

600

300

300

-

-

3

Головний спеціаліст

2.1.

12

Картонування справ

справа

300

450

100

150

100

100

1,5

Головний спеціаліст

2.1.

12.2

Написання ярликів

ярлик

60

60

15

15

15

15

1

Головний спеціаліст

2.1.

16.3

Перевіряння наявності та стану справ (документів після 1917 року)

справа

300

3600

900

900

900

900

12

Начальник відділу

2.1.

16.3

Перевіряння наявності та стану справ (документів після 1917 року)

справа

300

3600

900

900

900

900

12

Головний спеціаліст

2.1.

17

Оформлення результатів перевіряння наявності та стану справ, організація обліку і розшуку невиявлених справ

акт

1

15

3

5

5

2

15

Начальник відділу

2.1.

20

Приймання справ на зберігання до архівосховища

справа

300

300

50

100

100

50

1

Начальник відділу

2.1.

23

Контроль температурно-вологісного режиму зберігання документів, протипожежного стану архівосховища

Нагляд

5 днів на рік на архівос-ховище

5

Головний спеціаліст

2.1.

42.2.3

Ремонт документів третьої складності

аркуш

300

150

50

50

50

-

0,5

Головний спеціаліст

2.1.

54.2.2

Знепилювання картонажів із вийманням документів

картонаж

20

100

25

25

25

25

5

Начальник відділу

2.1.

54.2.2

Знепилювання картонажів із вийманням документів

картонаж

20

100

25

25

25

25

5

Головний спеціаліст

2.1.

58.3

Підшивання справ, що містять до 100 арк.

справа

25

300

80

80

80

40

12

Головний спеціаліст

3. Облік документів

3.1.2

Ведення книги обліку надходжень

запис

35

20

5

5

5

5

0,5

Начальник відділу

3.1.6

Внесення змін до аркуша фонду

запис

20

20

20

-

-

-

1

Начальник відділу

3.1.7

Складання карток фондів

картка

20

20

1

-

-

-

1

Начальник відділу

3.1.7

Складання карток фондів

картка

20

20

1

-

-

-

1

Головний спеціаліст

3.1.9

Внесення даних до «відомостей» про зміни у складі та обсязі фондів

рх..

Фонд

15

20

20

-

-

-

1

Начальник відділу

3.1.

12

Ведення справ фондів

справа фонду

20

40

10

10

10

10

2

Начальник відділу

3.1.3

Складання аркушів фондів

аркуш фонду

7

35

21

14

-

-

5

Начальник відділу

3.1.3

Складання аркушів фондів

аркуш фонду

7

35

21

14

-

-

5

Головний спеціаліст

3.1.10

Ведення карткового покажчика фондів

картка

70

70

-

-

35

35

1

Начальник відділу

3.1.10

Ведення карткового покажчика фондів

картка

70

70

-

-

35

35

1

Головний спеціаліст

4. Створення та вдосконалення довідкового апарату до документів

4.1.

1.1

Складання історичних довідок (доповнень) до архівних фондів

друк. аркуш

10

20

5

5

5

5

2

Начальник відділу

4.1.2

Підготовлення до описування фонду особового походження

фонд

3 дні

1

1

2

-

-

3

Начальник відділу

4.1.

18.1

Складання передмов

друк. аркуш

10

10

3

2

3

2

1

Начальник відділу

4.1.

18.1

Складання передмов

друк. аркуш

10

10

2

3

3

3

1

Головний спеціаліст

4.1.

20.1

Складання описів справ

заго-

ловок

70

210

70

70

70

-

3

Начальник відділу

4.1.

20.1

Складання описів справ

заго-

ловок

70

210

70

70

70

-

3

Головний спеціаліст

4.2.

4.4

Виявлення документів за справами

справа

6

30

10

10

10

-

5

Головний спеціаліст

4.2.

5.3

Складання карток на виявлені документи (управлінська документація)

картка

30

300

100

100

100

-

10

Головний спеціаліст

5. Формування НАФ. Експертиза цінності документів

5.1.

4

Підготовлення графіка передавання документів на державне зберігання

графік

4

1

1

-

-

-

0,25

Начальник відділу

5.1.

7.1

Приймання справ управлінської документації на державне зберігання

справа

260

300

50

100

100

50

1

Начальник відділу

5.2.

4

Ведення переговорів про передавання документів особового походження на державне зберігання

відві-дування

1

1

1

-

-

-

1

Начальник відділу

5.2.

7

Проведення експертизи цінності документів особового походження

документ

90

30

30

-

-

-

0,25

Начальник відділу

5.3.

1.2

Проведення експертизи цінності документів з оформленням результатів

справа

90

360

120

120

120

-

4

Начальник відділу

5.3.

1.2

Проведення експертизи цінності документів з оформленням результатів

справа

90

90

30

30

30

-

1

Головний спеціаліст

6. Керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів установ

6.1.1

Надання методичної та практичної допомоги у підготовленні положень про архівні підрозділи

поло-

ження

1

3

1

2

-

-

3

Начальник відділу

6.1.2

Надання методичної та практичної допомоги у підготовленні положень про експертні комісії

поло-

ження

1

3

1

2

-

-

3

Начальник відділу

6.1.4

Надання методичної та практичної допомоги у підготовленні зведеної номенклатури справ

стаття номенкла-тури

100

300

-

-

-

300

3

Начальник відділу

6.1.4

Надання методичної та практичної допомоги у підготовленні зведеної номенклатури справ

стаття номенкла-тури

100

100

-

-

-

100

1

Головний спеціаліст

6.2.1

Надання методичної та практичної допомоги у підготовленні описів справ постійного зберігання

стаття опису

130

260

-

130

130

-

2

Начальник відділу

6.2.2

Надання методичної та практичної допомоги у підготовленні описів справ із особового складу

стаття опису

220

220

-

110

110

-

1

Начальник відділу

6.7

Складання звіту про стан і обсяг документів, що зберігаються в архівних підрозділах установ-джерел формування НАФ (паспортизація)

звіт

5

1

-

-

-

1

5

Начальник відділу

6.7

Складання звіту про стан і обсяг документів, що зберігаються в архівних підрозділах установ у зоні комплектування відділу (паспортизація)

звіт

3

1

-

-

-

1

3

Начальник відділу

6.9.3

Тематичні перевіряння роботи архівних підрозділів в установах-фондостворювачах

перевіряння

1

20

5

8

7

-

20

Начальник відділу

6.9.3

Тематичні перевіряння роботи архівних підрозділів в установах-фондостворювачах

перевіряння

1

5

5

8

7

-

20

Головний спеціаліст

6.10.3

Контрольні перевіряння роботи архівних підрозділів в установах-фондостворювачах

перевіряння

1

5

1

1

2

-

5

Начальник відділу

6.10.3

Контрольні перевіряння роботи архівних підрозділів в установах-фондостворювачах

перевіряння

1

5

1

1

2

-

5

Головний спеціаліст

6.11.3

Надання консультаційно-практичної допомоги з питань арх. справи і діловодства по телефону

консу-льтація

20

за день

80

20

20

20

20

4

Начальник відділу

6.12.2

Участь у підготовці і проведенні семінару з питань арх. справи і діловодства

нарада

1

2

-

1

-

1

2

Начальник відділу

6.13.

1

Ведення наглядових справ

наглядова

справа

10

за день

40

10

10

10

10

4

Начальник відділу

6.13.

2

Ведення картотеки обліку роботи з установами

картка

7

за день

49

20

10

10

9

7

Начальник відділу

6.17

Створення та ведення картотеки ліквідованих та реорганізованих підприємств, установ і організацій

картка

2

за день

50

-

25

25

-

25

Начальник відділу

7. Науково-інформаційна та публікаційна робота.

Організація користування документами

7.2

Виконання тематичних запитів

довідка

3 дні на один запит

50

10

15

15

10

50

Начальник відділу

З роз-рахунку один день на запит

7.2

Виконання тематичних запитів

довідка

3 дні на один запит

100

25

25

25

25

100

Головний спеціаліст

З роз-рахунку один день на запит

7.8.

2

Підготовлення статей для періодичної преси -- розділів календаря дат і подій місцевого значення «Переяславщина:

дати і події» з переглядом документів

стаття

9

10

3

3

2

2

40

Начальник відділу

З роз-рахунку чотири дні на підготов-ку статті про дати і події за один рік

7.12.1

Виконання запитів соціально-правового характеру за документами

довідка

2 довідки за один робочий день

50

15

10

10

15

25

Головний спеціаліст

7.14.1

Приймання громадян з питань, що стосуються їх запитів

громадя-нин (ка)

15 громадян за робочий день

105

25

30

20

30

7

Начальник відділу

7.14.5

Облік та реєстрація запитів/довідок

запит

52

за день

208

52

52

52

52

4

Головний спеціаліст

7.16.1

Оформлення користувачів для роботи у читальному залі

корис-

тувач

15 за день

15

5

5

2

3

1

Начальник відділу

7.16.3

Консультування користувачів про склад і зміст документів

консуль-

тація

12 за день

12

4

4

2

2

1

Начальник відділу

7.16.

5.1

Видавання документів користувачам

справа

100

150

50

50

20

30

1,5

Головний спеціаліст

А також такі види робіт:

Організація виявлення унікальних документів НАФ, що зберігаються в архівному відділі, у музеях і бібліотеках, та подання анотованого переліку унікальних документів на розгляд експертно-перевірної комісії Державного архіву Київської області

3 дні на рік

5

-

3

-

2

5

Начальник відділу

Постійне оновлення інформації власних сторінок веб-сайту

8 днів на рік

8

2

2

2

2

8

Начальник відділу

1.12.1

Переробка номенклатури справ архівного відділу у зв`язку з прийняттям нової редакції Переліку документів, що створюються під час діяльності архівних установ (позицій 75)

номенкла-тура

3 дні

3

-

-

-

3

3

Начальник відділу

Переведення в електронний формат каталожних карток

4 дні на рік

4

1

1

1

1

4

Головний спеціаліст

Переведення в електронний формат описів справ (Exel)

4 дні на рік

4

1

1

1

1

4

Начальник відділу

За погодженням з головою адміністрації установлення цін на роботи і послуги, що виконуються архівним відділом (введення і надання платних послуг)

5 днів

5

-

5

-

-

5

Начальник відділу

Проведення роботи щодо виявлення та взяття на облік приватних архівних зібрань, які існують на території району

1 день на рік

1

-

-

1

-

1

Начальник відділу

Участь у Всеукраїнському огляді-конкурсі стану умов і охорони праці в архівних установах

2 дні

1

1

Начальник відділу

Головний спеціаліст

Участь у проведенні перевіряння стану діловодства та забезпечення збереженості документів у загальному відділі районної держадміністрації

2 дні

2

-

2

-

-

1

1

Вирішення господарських питань

3 дні на рік

3

1

1

-

1

3