Підсумки роботи архіву за 2012 рік

Робота архівного відділу у звітному періоді спрямовувалася на реалізацію державної політики у сфері архівної справи і діловодства. Відділ забезпечив виконання планових завдань щодо розвитку архівної справи у Переяслав-Хмельницькому районі на 2012 рік.

1. Основні організаційні заходи

1.1. У січні 2012 року спільно із загальним відділом апарату РДА підготовлено проект Інструкції з діловодства в апараті, управліннях, відділах та інших структурних підрозділах Переяслав-Хмельницької райдержадміністрації. Інструкція з діловодства затверджена розпорядженням голови адміністрації від 27.02.2012 № 88 «Про затвердження Інструкції з діловодства в апараті, управліннях, відділах та інших структурних підрозділах Переяслав-Хмельницької райдержадміністрації».

1.2. На виконання частини 3 постанови КМУ від 30.11.2011 № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» розроблено проект інструкції з діловодства для сільських рад  району.

На виконання наказу Мінюсту від 10.02.2012 № 232/5 «Про затвердження Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації» надано допомогу органам місцевого самоврядування району у розробленні індивідуальних положень про архівні підрозділи. Сільським радам району (31 установа) погоджено положення про архівний підрозділ. Для секретарів сільських рад розмножено бланк Паспорта архівного підрозділу і роз`яснено порядок щорічного (до 1 грудня) подання відомостей про кількість документів Національного архівного фонду.

На виконання наказу Національного агентства України з питань державної служби від 27.07.2012 року № 155 «Про організацію проведення функціонального обстеження органів державної влади», розпоряджень голови Київської обласної державної адміністрації від 06.08.2012 № 332, голови Переяслав-Хмельницької РДА від 20.08.2012 щодо проведення функціонального обстеження розроблено і подано до апарату райдержадміністрації Перелік контрольно-наглядових функцій архівного відділу.  Відповідно до наказів Національного агентства України з питань державної служби від 16.05.2012 року № 92 «Про затвердження Порядку визначення спеціальних вимог до досвіду роботи, вимог до напряму підготовки (отриманої особою спеціальності) та інших вимог до рівня професійної компетентності осіб, які претендують на зайняття посад державної служби груп II, III, IV і V», від 20.07.2012 року № 148 «Про затвердження Методичних рекомендацій з розробки профілів професійної компетентності посад державної служби у державних органах, органах влади Автономної Республіки Крим або їх апараті» та відповідних розпоряджень голів обласної і районної державних адміністрацій розроблено Профіль професійної компетентності посади начальника архівного відділу Переяслав-Хмельницької райдержадміністрації.

На виконання рішення Переяслав-Хмельницької районної ради від 21.12.2011 № 156-12-VІ« Про утворення комунальної установи «Трудовий архів Переяслав-Хмельницького району» в частині рекомендації сільським радам району передати документи з трудових архівів до районного трудового архіву розроблено проект рішення виконавчого комітету сільської ради «Про делегування комунальній установі «Трудовий архів Переяслав-Хмельницького району» власних повноважень з централізованого тимчасового зберігання документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових правовідносин юридичних і фізичних осіб на території сільської ради».

1.3. Голові райдержадміністрації подані дві доповідні записки: у березні – про фінансування робіт із виготовлення і встановлення металевих грат на вікна новоствореного районного трудового архіву та виділення коштів для придбання оргтехніки трудовому архіву; у вересні – щодо оплати послуг із оброблення та розміщення інформації на веб-вузлі відділу на офіційному сайті «Мережа архівів Київщини». За результатами розгляду доповідних проведено необхідне фінансування трудового архіву, послуги  ТОВ «Старлайн телеком», надані у другому півріччі 2012 року, оплачені благодійним фондом «Фонд соціального розвитку Переяслав-Хмельницького району «Переяслав».

 1.4. Повторне подання до Міністерства економічного розвитку і торгівлі України (до відповідного територіально уповноваженого органу у сфері державної регуляторної політики) проекту нормативно-правового акта -- розпорядження голови РДА «Про затвердження цін на роботи (послуги), що виконуються архівним відділом Переяслав-Хмельницької районної державної адміністрації на договірних засадах та у сфері використання архівних документів» планується на 2013 рік.

1.6. З метою здійснення контролю за станом архівної справи і діловодства у зоні комплектування здійснено 14 перевірок в установах - джерелах комплектування відділу: тематичних – 11 (райдержадміністрація, районна рада, дев`ять сільських рад), контрольних – 3 (сільські ради).

1.7. Проведено 2 семінари на теми: «Основні положення Типової інструкції з діловодства. Збереження архівних документів», «Новий Перелік типових документів зі строками їх зберігання. Формування документів у справи, підготовка номенклатури справ на 2013 рік за новим Переліком». Висвітлено питання архівної справи на 2 нарадах, що проводилися апаратом райдержадміністрації і районною радою.

1.8. До Державного архіву Київської області підготовлено 3 інформації РДА: «Про виконання доручення голови Київської облдержадміністрації від 24.01.2012 № 11-1», «Про виконання доручення від 16.05.2012 № 57-1 за підсумками розгляду питання на апаратній нараді у голови Київської облдержадміністрації», «Про виконання доручення від 27.04.2012 № 48-1 щодо виділення додаткових приміщень для зберігання документів Національного архівного фонду», «Про заходи щодо забезпечення збереженості документів в архівних установах». Надіслано 10 інформацій в Держархів області про поточну роботу відділу.

1.9. З лютого 2012 року розпочав роботу районний трудовий архів. Станом на 01.01.2013 до архіву передані документи з особового складу, які зберігалися в архівному відділі райдержадміністрації (194 справи) і документи трудових архівів, що діяли при 5 сільських радах (всього 3217 справ). Документи 15 трудових архівів сільських радах будуть передані до районного трудового архіву у 2013 році.

2. Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду

Важливими у роботі архівного відділу залишалися питання забезпеченості збереженості документів Національного архівного фонду

2.1. У 2012 році проведені такі заходи з поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищах, контролю за наяв­ністю та фізичним станом документів:

Підшито 357 справ постійного зберігання (280 справ постійного зберігання при упорядкуванні документів установ списку № 1, 29 справ -- при прийманні документів, 48 справ - які знаходяться на зберіганні); проведено картонування 463 справ.

У ході виконання Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду в Київській області на 2010-2014 роки відділом перевірено наявність та фізичний стан 2911 од.зб. (10 фондів), проведено перевірку наявності і стану документів в установі списку № 1 (Переяслав-Хмельницьке районне споживче товариство),

Знепилено 109 коробок, що складає 44,8 п.м.; виготовлено і наклеєно на картонаж 23 ярлики; у ході перевіряння наявності та стану справ перекартоновано 243 справи; складено 10 аркушів та 10 актів перевіряння наявності та стану справ фондів; внесено 10 записів в книгу обліку перевіряння наявності; зашифровано 463 справи постійного зберігання.

У ході надання практичної допомоги при проведенні експертизи цінності документів сільських рад  оформлено 280 титульних аркушів та 280 засвідчувальних написів.

Внесено 19 записів в книгу обліку надходжень документів на постійне зберігання. Внесено 11 записів в книгу обліку вибуття документів з особового складу. Внесено доповнення до  19 справ фондів. Складено 8 карток фондів для централізованого державного обліку документів НАФ. Складено Відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.2012 на 8  фондів.

Щомісяця у сховищах проводиться санітарний день.

У списку справ архівного відділу Переяслав-Хмельницької райдержадміністрації, що знаходяться в розшуку, який складався станом на 01.01.2012, значаться 84 справи. Станом на 01.01.2013 до списку додалося 3 справи, що не виявлені протягом 2012 року (всього 87 справ).

2.2.  У 2012 році на постійне зберігання до архівного відділу прийнято 463 справи управлінської документації. Станом на 01.01.2013 архівний відділ забезпечує державне зберігання 20417 од. зб.

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду

3.1. Протягом 2012 року за 8 справами фонду № 1 «Переяслав-Хмельницька районна рада Київської області» складено 54 каталожні картки і за 2 справами фонду «Переяслав-Хмельницька районна державна адміністрація» 10 каталожних карток на управлінську документацію: всього 64 тематичні картки (про перенесення 3будинків у музей під відкритим небом; виділення земельних ділянок установам, садовим товариствам; відомості,  пов`язані із будівництвом водоймища Канівської ГЕС, переселенням сіл із зони затоплення тощо).

4. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

Протягом 2012 року архівний відділ здійснив такі заходи щодо формування Національного архівного фонду.

4.1. На постійне зберігання до архівного відділу прийнято 19 частин фондів, 463 справи управлінської документації. З них: 187  справ, що були внесені в описи у 2011 році; 274 справи – за описами, погодженими у 2012 році.

Протягом року подано на розгляд ЕПК Державного архіву Київської області описи на управлінську документацію на 764 справи. З них: описи № 1 на 404 справи та описи № 3 на 360 справ. Погоджено описи документів з особового складу на 142 одиниці зберігання, 22 номенклатури справ.

 Станом на 01.01.2013 кількість установ – джерел формування НАФ складає 62, з них джерел комплектування архівного відділу – 48. Погоджені номенклатури справ мають 84 % установ – джерел формування НАФ; установи – джерела комплектування мають  91 % погоджених номенклатур.

Експертною комісією архівного відділу на восьми засіданнях схвалено: 33 інструкції з діловодства установ списку № 1 (Переяслав-Хмельницька райдержадміністрація, Переяслав-Хмельницька районна рада, 31 сільська рада району); 31 положення про архівний підрозділ установ списку № 1 (сільські ради району); 1 положення про експертну комісію установи списку № 1 (управління Пенсійного фонду України у місті Переяслав-Хмельницький і Переяслав-Хмельницькому районі); 2 положення про експертну комісію установ списку № 2 (управління статистики у Переяслав-Хмельницькому районі, фінансове управління Переяслав-Хмельницької райдержадміністрації); 22 номенклатури справ установ списку № 1 на 2157 статей; 2 номенклатури справ установи списку № 2 на 194 статті (комунальна установа «Трудовий архів Переяслав-Хмельницького району», управління статистики у Переяслав-Хмельницькому районі); 13 описів № 1 справ постійного зберігання на 404 справи; 9 описів № 3 справ постійного зберігання на 360 справ; 13 описів  справ з особового складу на 142 справи; опис справ № 1 постійного зберігання установи списку № 3 на 57 од.зб.; опис справ з особового складу установи списку № 3 на 127 од.зб.; 11 актів про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню, установ списку № 1 на 2417 од.зб. (302 позиції); акт про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню, установи списку № 3 на 1380 од.зб. (31 позиція) .

4.2. Протягом року здійснено 11 тематичних та 3 контрольних перевіряння організації діловодства та архівної справи установ. Складено 11 довідок про результати  тематичних перевірянь і 3 довідки про результати контрольних перевірянь організації діловодства та архівної справи установ.

4.3. Для працівників, відповідальних за діловодство та ведення архівної справи в установах, проведені семінари на теми: «Основні положення Типової інструкції з діловодства. Збереження архівних документів» (травень 2012), «Новий Перелік типових документів зі строками їх зберігання. Формування документів у справи, підготовка номенклатури справ на 2013 рік за новим Переліком» (грудень 2012). Висвітлено питання архівної справи на двох нарадах, що проводилися апаратом райдержадміністрації і районною радою.

Надано 125 консультацій з питань архівної справи і діловодства працівникам діловодних служб, відповідальним за роботу архівних підрозділів в установах, особам, відповідальним за збереження документів при ліквідації установ.

5. Використання інформації документів Національного архівного фонду

5.1. Основною формою використання відомостей, що містяться в архівних документах, які зберігає відділ, є виконання тематичних запитів та запитів соціально-правового характеру.

Протягом 2012 року відділом виконано 295 запитів тематичного характеру, в тому числі з позитивним результатом – 279 та 58 запитів соціально-правового характеру, з них з позитивним результатом 49.           На особистому прийомі розглянуто 115 звернень громадян.

 Основна тематика звернень:

- підтвердження трудового стажу – 41%

- земельні питання – 43%

- надання дозволу на будівництво, передача житла у власність – 10%

- нші – 7%.

Для поліпшення роботи зі зверненнями громадян відділ здійснює такі заходи: всі запити виконуються у встановлені терміни, переважно в строк від 1 до 10 днів; архівні довідки, архівні копії, архівні витяги, листи про відсутність запитуваної інформації видаються безпосередньо заявникам (тим, хто мешкає у Переяслав-Хмельницькому районі і м. Переяслав-Хмельницький), в інші райони області, населені пункти України та в інші країни відповіді надсилаються поштою. Особистий прийом громадян начальником архівного відділу проводиться щотижня у вівторок і середу.

5.2. Підготовлено 15 публікацій у газету «Вісник Переяславщини», з них 13 – за документами архіву, 1 -- з питань архівної справи «Про новий Перелік типових документів і його застосування», 1 – за підсумками річної роботи відділу. Продовжувалася публікація розділів календаря дат і подій місцевого значення «Переяславщина: дати і події», описані події за 1954–1957 роки. До 80-річчя Киїщини газета опублікувала добірку з восьми інформацій за архівними документами з історії Переяслав-Хмельницького району. Під рубрикою «Свідчать архіви» надруковано статтю «У Переяславі до революції варили пиво». Публікацією архівного відділу «Про що писала наша газета 56 років тому» видання започаткувало нову рубрику – «Гортаючи підшивки».

5.3. З документами архіву працювали 13 дослідників. Для користування у читальному залі було видано 262 справи.  Користувачі досліджували такі теми: «Переяслав-Хмельницький район у післявоєнний період», «Остарбайтери Переяславщини», «Затоплені села Переяславщини: 50-70 роки ХХ століття», «Сікорський М. І. – творець скансена», «Історія села Єрковці у повоєнний час». Збір архівних відомостей проводили при підготовці   монографії «Історія села Хоцьки», курсової роботи «Історичний нарис села Пристроми ХХ століття». Газету  «Вісник Переяславщини» використовували при написанні наукової статті «Боротьба за незалежність України на Переяславщині: 1989-1991 роки».

В архівному відділі проведено оглядову лекцію на тему «Архівні документи» та підготовлено виставку архівних документів «Про події – мовою архівних документів» для студентів третього курсу (спеціальність «Документознавство») ДВНЗ «Переяслав-Хмельницький ДПУ імені Григорія Сковороди.

5.4. До архівного відділу надійшло 9 запитів щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах, колишнім державним службовцям, посадовим особам органів місцевого самоврядування, за особливі заслуги у зв`язку з виконанням депутатських  повноважень.

5.5. На виконання рішення конференції «Впровадження інформаційних технологій в архівну галузь» (м. Бориспіль, травень 2012 року), листа № 01-18/485 від 31.08.2012 Державного архіву Київської області «Про стан наповнення сайтів архівної мережі Київської області» забезпечено укладення договору про надання послуг із забезпечення функціонування, оброблення та розміщення інформації на веб-вузлі архівного відділу на офіційному сайті «Мережа архівів Київщини», підготовлено і надано інформації для наповнення сайту.

Начальник архівного відділу                                                         О.І.Розовик